Vad är ärendehantering?

Ärendehantering är egentligen ett brett begrepp som kan innefatta en rad olika saker. Kortfattat är det ett sätt för ett företag som hanterar stora mängder information att kunna dela upp sina ärenden i olika kategorier och system för att underlätta och kvalitetssäkra arbetet.

För företag som arbetar gentemot en stor grupp kunder kan till exempel kunderna vara ett specifikt ärende. I det här fallet är ofta kundsupport en viktig del för företaget att behålla sina kunder, och inom kundtjänsten eller supporten kan ofta ett eget ärendehanteringssystem krävas. Detta för att kunna hantera, spara, kategorisera men också följa upp och utvärdera den kundservicen som ges inom ett företag. Idag finns det en mängd olika system och metoder som underlättar hanteringen av olika ärenden, till exempel inom området kundservice, men också inom flera andra områden i en organisation.

Ärendehantering för kundservice

Om er kundservice i dagsläget sker via e-post eller telefon utan att ärendena sparas, noteras eller följs upp finns det en risk att kundservicen inte utvecklas, vilket kan leda till negativa konsekvenser för företaget. Därför är ärendehantering viktig inom kundservice och därför är det också bra om någon form av ärendehanteringssystem implementeras i verksamheten.

Innan ni skaffar en programvara för hantering av ärenden är det dock viktigt att ärendeprocessen planeras och struktureras på ett bra sätt. Planera innan ni skaffar programvara för ärendehantering:

• Hur ser ert flöde av ärenden ut idag?
• Vem eller vilka ska följa upp ärendehanteringen?

Gör en kravspecifikation för ärendehanteringen av kundsupport redan innan ett system implementeras. Det kan till exempel vara bra att göra en förstudie innan systemet implementeras på riktigt. Kom också ihåg att bestämma vem eller vilka på arbetsplatsen som ska ansvara för systemet och hanteringen av det, så ärendena kontrolleras, följs upp och utvärderas. Ett nära samarbete med kunderna och att ha koll på vad deras uppfattning om god service är såklart väldigt viktigt, då det i slutändan handlar om deras upplevelser och känslor av er service.

Vi kan ärendehantering!

Vårt effektiva system för ärendehantering har över 30 funktioner för att förbättra kundsupporten och samlar alla era kundkonversationer på en och samma plats. Boka gärna en kostnadsfri demo med en av våra specialister.