Som ny företagare är det något alldeles speciellt med att skicka första fakturan(och såklart alla kommande). Har du kunder som köper varor eller tjänster måste du fakturera för att kunna ta betalt. En faktura är helt enkelt en räkning som visar hur mycket kunden ska betala och vad som gäller runtomkring betalningen. I dag kan du fakturera på fler sätt än tidigare och till exempel välja att skicka e-fakturor eller att outsourca faktureringen genom att sälja dina fordringar till ett företag som specialiserat sig på detta. Faktureringen måste fungera för att du ska kunna få in pengar men det är också viktigt att din fakturor förenklar för kunderna.

System för elektronisk fakturering

I dag finns det smidiga program som innebär att faktureringen är en integrerad del av bokföringen, informationen i dina fakturor sparas då på ett sätt som underlättar bokföringen. Att ha ett bra system för fakturering kan spara tid men är också något som minskar risken för att något ska gå gå fel eller glömmas bort. Du kan till exempel snabbt få information om vilka fakturor som inte blivit betalda i tid. En faktura bör inte innehålla villkor som gör kunden förvånad utan följa en uppgjord överenskommelse. Att fakturera innebär att man tar betalt i efterhand. Vanliga alternativ till det systemet är kontant betalning och betalning mot postförskott. Om betalningen sker i efterhand är man som företagare skyldig att skicka en faktura då det är en viktig del av både din och dina kunders redovisning. Definitionen på en faktura är helt enkelt att det är ett dokument som innehåller betalningskrav från en part till en annan.

● Fakturor ligger till grund för betalningar

● Vid efterskottsbetalning är du skyldig att fakturera

● Se till att fakturan innehåller alla relevanta villkor

● Använd gärna en elektronisk tjänst som förenklar faktureringen

● Överväg att outsourca faktureringen

Vad ska en faktura innehålla?

Om du är helt ny som företagare och behöver komma igång med fakturering rekommenderar vi att du tittar på några exempelfakturor online. Då ser du att man kan formge fakturor på många olika sätt men att de i grunden innehåller samma information. Ditt företag ska kunna identifieras genom ett organisationsnummer eller liknande. Fakturan ska ha kontaktuppgifter till den företaget och den person som ansvarar för ärendet. Det ska också framgång vem som är kontaktperson hos kunden om det är till exempel ett företag eller en organisation som mottagit fakturan. Vilket belopp som kunden ska betala måste givetvis framgå och det ska även hur många dagar kunden har på sig och hur hög dröjsmålsränta som tas ut. I korthet ska detta finnas med:

● Kontaktuppgifter som identifierar säljaren och kunden

● Belopp och betalningsvillkor

● Information om betalningsalternativ

Att fakturera är det vanligaste sättet att ta betalt i många branscher. Utan bra rutiner för fakturering kan det bli problem med inbetalningarna och även redovisningen och bokföringen blir onödigt svåröverskådlig. Det är något som i värsta fall kan innebära stora kostnader i slutändan. I dag finns det många elektroniska hjälpmedel och allt fler företag går över till att skicka e-fakturor istället för traditionella pappersfakturor. En av fördelarna med det är att man kan hålla reda på e-fakturor automatiskt och de kommer fram i sekund som du skickar dem. Oavsett hur du väljer att fakturera är det naturligtvis viktigt att fakturan innehåller all information som kunden behöver för att kunna genomföra sin betalning enligt er uppgörelse.

Inom kort lanserar vi på Nilex vår faktureringstjänst, vill du veta mer - kontakta oss gärna!