Ett modernt avtalssystem samlar företagets alla avtal på ett lättillgängligt sätt. Det hjälper dig att ha koll på vilka avtal som håller på att löpa ut och behöver förnyas. Viktiga överenskommelser med leverantörer och kunder blir åtkomliga för rätt personer inom företaget. Ett sådant system skapar ordning och reda och höjer effektiviteten. Dessutom förenklar det processen när nya avtal ska upphandlas. De som arbetar med kontrakt och uppgörelser som bör förnyas får automatiska påminnelser om när det är dags att göra detta och behöver inte oroa sig för att missa förfallodagar.

Tips på hur du förenklar din avtalshantering

En bra avtalshantering förbättrar företagets konkurrenskraft avsevärt. För att ett system av den här typen ska vara effektivt så bör det digitalisera en viss mängd grunddata. På så sätt blir det möjligt att med hjälp av systemet automatisera arbetsflöden. Avtalets utformning är av yttersta vikt för att onödiga kostnader ska uppstå samt för att att företaget ska upplevas som seriöst. Denna utformning styrs av en mängd olika parametrar som en digitaliserad hantering hjälper dig att bemästra på ett effektivare sätt. En annan mycket viktigt aspekt i arbetet med skriftliga överenskommelser av den här typen är naturligtvis uppföljning. Med mallar, vägledningar och påminnelser om löptider så ges alla berörda delar inom organisationen goda grundförutsättningar för att kunna hantera avtalen på bästa möjliga sätt. Ett effektivt avtalssystem ger såväl företaget som helhet som de som är ansvariga för dessa dokument en större trygghet. Ett effektivt system för hantering av avtal kan bidra med följande:

• Skapa en central översikt över företagets samtliga avtal
• Spåra alla avtal med externa såväl som interna leverantörer
• Få automatiska påminnelser när avtalets förfallodatum närmar sig
• Definiera specifika avtalstyper

• Spåra avtalshistorik med hjälp av en avtalslogg

Varför byta till en modern avtalshantering?

De traditionella sätten att hålla reda på avtal är många. Kanske har ni era avtal utspridda i olika pärmar, i molnet eller i värsta fall i olika medarbetares inkorgar? Idag finns det betydligt säkrare och mycket mer användarvänliga sätt att hålla ordning på företagets avtal. Som vi sett ovan så underlättar ett digitaliserat system på en mängd olika sätt, dessutom är det platsbesparande. En del företag använder sig av program och metoder som inte är anpassade för ändamålet. Ett exempel på en sådan metod är att samla alla avtal i exempelvis Excel. Det är ett utmärkt kalkylbladsprogram, men det lämpar sig inte som avtalssystem. Nackdelarna med att använda sig av ett system som inte utformats specifikt för att hantera avtal är bland annat:

• Systemet sänder inte automatiska påminnelser
• Saknar möjlighet att lagra dokument
• Är ett tidskrävande system

Förlorade avtal kan få långtgående konsekvenser för företaget. En kollega som byter arbetsplats eller går i pension kan vara besvärligt när avtalshanteringen inte är välorganiserad. När avtalen finns lättillgängliga så är det enkelt för den ansvariges kollegor att ta del av och att sätta sig in i dessa. Avtal riskerar aldrig att komma bort längs vägen och finns alltid tillgängliga för dem som försetts med behörighet. En effektiv avtalshantering låter företaget utnyttja kontraktsportföljens fulla potential och ger ett värdefullt underlag för beslutsfattande. Systemet ger en central översikt över företagets avtal, hur mycket de är värda, vem som är ansvarig för de specifika avtal ni har, vad värdet av dem är, när de löper ut och vem som är ansvarig för dem.

Nilex system för avtalshantering har utvecklats för att möta våra kunders behov på bästa möjliga sätt. Kontakta oss så berättar vi mer om hur vårt avtalshanteringssystem förenklar ert arbete!