Integritetspolicy

Denna integritetspolicy gäller Nilex affärsprocesser, hemsida och molntjänster. Tjänstespecifika tillägg finns i kundavtal, användarvillkor samt avtal om behandling av personuppgifter eller liknande information för den aktuella tjänsten.

Vi behöver behandla dina personuppgifter i syfte att fullgöra våra åtaganden gentemot våra kunder. Genom att använda Nilex hemsida eller våra tjänster samtycker du till hur vi behandlar personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande person. Det är till exempel namn, personnummer och mailadress. Uppgifter som din IP-adress eller din inspelade röst kan också vara personuppgifter om de kan kopplas till dig.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Nilex behandlar personuppgifter på kunder som är användare av våra system och ingått eller vill ingå avtal. Vi behandlar även personuppgifter om personer som utgör potentiella kunder (leads) och som kontaktar oss via Nilex hemsida eller andra kanaler.

Nilex behandlar även personuppgifter för våra kunders räkning där kunden är personuppgiftsansvarig. Vår policy avseende detta beskrivs i avsnittet om personuppgiftsbiträde.

Nilex behandlar följande uppgifter om dig:

 · Företagsnamn

 · Kontaktperson

 · Företagsadress/fakturaadress

 · Telefonnummer och e-postadress

 · Information om användningen av webbplatsen, i form av bland annat vilka undersidor som besökt, browserinställningar och IP-adress.

 · E-postaktiviteter, till exempel vilka e-postmeddelanden från Nilex du öppnar

 · Bilder eller videoklipp på dig som har tagits på våra användarträffar eller i andra sammanhang

 · Unik användarinformation såsom inloggnings-ID, användarnamn och lösenord i Nilex system

 · Som personuppgiftsansvarig behandlar inte Nilex känsliga uppgifter om dig.

Hur hämtar vi information?

Nilex samlar in information om dig som du själv lämnat till oss, eller från andra personer med koppling till det företag du representerar, ex. din chef eller kollega. Det kan exempelvis vara i samband med en intresseanmälan, när en kund ingår ett avtal med oss, support eller i övrigt när vi administrerar en offert eller ett avtal.

Om företaget som du arbetar för köper Nilex produkter eller tjänster via en återförsäljare till Nilex kan vi inhämta uppgifter om dig från återförsäljaren.

Vi använder även cookies och andra spårningstekniker när du besöker Nilex hemsida.

I vissa fall kan vi även inhämta uppgifter om dig från andra källor. Dessa källor kan vara datainsamlare hos tredje part, Nilex marknadsföringspartner, offentliga källor eller sociala nätverk från tredje part.

Särskilt om cookies

Vid besök på Nilex hemsida loggas viss information automatiskt i så kallade cookies, d.v.s. små textfiler som lagras på din dator och som bland annat kan spara personliga inställningar och gör det möjligt att följa vad du gör på webbplatsen. På vår hemsida kan du läsa mer om Nilex cookie policy.

Varför inhämtas information?

För att vårda våra kundrelationer och fullgöra våra åtaganden gentemot kund behöver Nilex information om dig i din roll som kundens kontaktperson eller som användare av en produkt eller tjänst. Ändamålen med behandlingen av dessa personuppgifter är följande:

 · För att kunna ta kontakt och erbjuda våra produkter och tjänster

 · För att upprätta begärda anbud på produkter och tjänster

 · För att kunna ge tillgång till våra produkter och tjänster

 · För att kunna ge support på produkter och tjänster

 · För att kunna sända relevant information

 · För att förbättra och utveckla kvaliteten och funktionen i våra produkter

 · För behandling av beställningar, fakturering, betalning och annan finansiell uppföljning

Säkerhet och lagring

Nilex åtar sig att förhindra obehörig åtkomst, spridning och annan otillbörlig behandling av personuppgifter. Som en del av våra åtaganden tillämpar vi rimliga och lämpliga organisatoriska, tekniska och fysiska förfaranden och åtgärder för att skydda informationen som vi samlar in och behandlar.

Information som inhämtats genom formulär på Nilex hemsida lagras i vårt CRM-system. För kunder som ingått avtal med Nilex och använder våra produkter lagras informationen dels i vårt CRM-system, men även andra system för support och ärendehantering, samt i vårt affärssystem för administration.

Personuppgifter överförs till och lagras i säkra och fristående driftsmiljöer som endast Nilex medarbetare och underleverantörer har behovsenlig åtkomst till.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Nilex sparar endast dina personuppgifter så länge som behövs för angivet ändamål, med beaktande av att vi ska kunna besvara frågor och lösa problem samt fullgöra rättsliga förpliktelser i enlighet med tillämplig lagstiftning. Detta innebär att Nilex kan komma att spara dina personuppgifter under en rimlig tidsperiod efter den senaste kontakten mellan dig och oss.

När vi inte längre behöver de personuppgifter som vi har samlat in så raderar vi dem. Vi kan komma att behandla personuppgifter för statiska ändamål. I dessa fall kommer uppgifterna att pseudonymiseras eller avidentifieras.

Nilex som personuppgiftsbiträde

En del av Nilex tjänster inbegriper behandling av kundernas uppgifter, däribland deras personuppgifter, exempelvis vid support och molntjänster. Ändamålet med behandlingen bestäms av våra kunder och inte av Nilex, vilket innebär att kunden är personuppgiftsansvarig. I dessa fall agerar Nilex som personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna för kundens räkning och enligt med dennes instruktioner.

Relationen mellan kunden som personuppgiftsansvarig och Nilex som personuppgiftsbiträde ska regleras i ett s.k personuppgiftsbiträdesavtal. Ett sådant avtal ska upprättas av personuppgiftsansvarige, d v s kunden.

I de fall Nilex behandlar personuppgifter för kundernas räkning, görs det i enlighet med den dataskyddslagstiftning som gäller för personuppgiftsbiträden.

Underleverantörer och överföring av personuppgifter

Nilex anlitar underleverantörer för att behandla personuppgifter och kan för detta ändamål komma att överföra uppgifter till tredje part. Dessa underleverantörer är vanligen leverantörer av molntjänster eller andra datalagringstjänster. Det är också leverantörer som tillhandahåller utvecklingstjänster av Nilex produkter och där ändamålet är utveckling och support.

När underleverantörer används ingår Nilex ett avtal med dessa om behandlingen av personuppgifter i syfte att skydda dina personliga rättigheter och fullgöra våra skyldigheter gentemot våra kunder.

Det förekommer också att underleverantören befinner sig i länder utanför EU och EES (även s.k. tredje land). Vi gör bara sådana överföringar om övriga regler i dataskyddsförordningen följs och att det finns en tillräcklig skyddsnivå i det aktuella landet.

Nilex använder sig av ett antal strategiska externa tredje parter för att stödja våra affärsprocesser, vårt Ärendehanteringssystem och produktutveckling, samt tillhandahålla våra molntjänster. Dessa tredje parter omfattar, men är inte begränsade till:

 · BGA (Sverige), konsultuppdrag till våra kunder

 · Bildstudio (Montenegro), utveckling och support av Nilex produkter (NSP)

 · DevelopEx (Ukraina), utveckling och support av Nilex produkter (NE)

 · Diflex (Sverige), webbhosting av våra molntjänster

 · Contabo (Tyskland), webbhosting av våra molntjänster

 · Upsales (Sverige), leverantör av vårt valda CRM-system

 · Microsoft Office365 (EU) – leverantör av företagets e-post

 · Bredband2 (Sverige) – Internetleverantör

 · Telavox – leverantör av våra telefontjänster

Rättigheter

Du kan välja att inte ta emot marknadskommunikation från Nilex genom att:

 · Följa instruktionerna för att inte ta emot kommunikation i relevant marknadskommunikation (avregistrera från fler utskick)

 · Kontakta oss via e-post på kundservice@nilex.se

Observera att du, även om du väljer att inte ta emot marknadskommunikation från oss, fortfarande kan få annan kommunikation som är nödvändig för att fullgöra våra åtaganden gentemot kund.

Du har rätt att få ut dina personuppgifter genom att begära en översikt över de personuppgifter som vi behandlar om dig och du har rätt till dataportabilitet. Du har också rätt att begära att Nilex korrigerar felaktiga personuppgifter om dig genom att kontakta oss.

Du har dessutom rätt att begära att dina personuppgifter raderas, att behandlingen av dina personuppgifter begränsas och att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy och andra tjänstespecifika villkor. Vi kan dock inte alltid tillmötesgå din begäran då det kan finnas anledningar som ger oss rätt att fortsätta behandlingen, t.ex. om personuppgifterna behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som legal grund (såsom enligt krav i bokföringslagen).

Om du tycker att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt är du välkommen att kontakta oss. Du har även rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen som är ansvarig tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter i Sverige.

Kontakt

Har du synpunkter och frågor avseende vår integritetspolicy, eller invändning mot hur vi hanterar dina personuppgifter, är du välkommen att kontakta oss på kundservice@nilex.se.

Denna integritetspolicy uppdaterades den 17 november 2020