On- och off-boarding med Nilex Service Platform
On-boarding är den process genom vilka nya anställda tas in i organisationens användarsystem samtidigt som utrustning och tjänster förbereds och levereras till den nya medarbetaren. Off-boarding är motsvarande procedur vid personens avslut i verksamheten.
Så hur loser vi on- och off-boarding bäst i Nilex Service Platform? Jag går igenom ett normalanvändarfall ”Arbetsplats tjänsteman” men även några undantagsanvändarfall.
Steg 1 – Beställning
En beställare, oftast närmsta chef, gör en beställning av er on-bording produkt t.ex. ”Arbetsplats tjänsteman” ur tjänstekatalogen på självbetjäningsportalen. I ”Arbetsplats tjänsteman” ingår tjänster och produkter som konto (AD, Office365), dator, behörigheter, programvaror mm. Beställaren anger personuppgifter och annan information om den nyanställde som är nödvändig för genomförande.
Steg 2 – Godkännande
Beställaren (chefen) kan ingå i gruppen av ”godkända beställare”. Då krävs inget godkännande och beställningen är automatiskt godkänd. Alternativt, kan vi bygga ett godkännandeflöde där en eller flera behöriga personer godkänner beställningen. Behörig personal godkänner beställningen från länken i e-posten eller från självbetjäningsportalen.
Steg 3- Ärende
”Arbetsplats tjänsteman” där alla delar ingår i produkten, eller kan väljas som alternativ med t.ex. hjälp av checkrutor, resulterar i ett samlat ärende.
En beställning kan även göras som flera produkter inom samma varukorg. I det fallet resulterar beställningen i flera ärenden, ett ärende för varje produkt i varukorgen.
Inom ett ärende kan ni hantera olika arbetsmoment med hjälp av åtgärder. Även det går att automatisera så att en åtgärdsmall läggs på beställningsärendet.
Steg 3a – Utrustning
Handläggaren (och/eller tekniker) kan länka utrustning från CMDB, t.ex. utrustning med status ”I lager” och beroende vad som ingår i ”Arbetsplats tjänsteman”.
Handläggaren kan manuellt uppdatera information i utrustningen eller så kan ni med hjälp utav en automatisk regel uppdatera utrustningen med information från beställningen. Det kan till exempel vara status, information om den nya användaren eller ekonomisk information.
I vissa användarfall krävs att ny utrustning skapas. Även det automatiskt.
Steg 3b – AD/Azure
Viktig punkt i on-/off-boarding är uppdatering av AD. En automatisk regel som initieras av en händelse i ärendet kör en powershell skript mot er AD. En ny eller befintlig användare skapas/uppdateras med information från beställningen.
Nilex tillhandahåller inte färdiga PS skript men kan hjälpa er vid utveckling. En PS skript kan även uppdatera andra system.
Genomförande
En noga planerad on-/off-boardingsrutin, med tydligt definierad produkt i tjänstekatalogen, samt roller som deltar i genomförandet är avgörande för framgång.
Nästan alla steg kan göras med manuell hantering. Uppdatering av AD med PS skript är det enda momentet som måste göras med affärsregler – övriga steg i on-/off-boarding kan handläggaren göra manuellt.
Varför är det viktigt med manuell rutin som alternativ? Jo, risk finns för överautomatisering, att införande lider av att alla steg ska göras utan manuell påläggning, att det blir svårt att felsöka eller att verksamheten förlorar kompetens att hantera situation vid diverse systemfel. Även om det är möjligt tror jag att det för framgångsrikt genomförande är viktigt att rutinen även kan göras manuellt.
Automatisering med affärsregler ingår i licensnivåerna Pro och Enterprise men kan även köpas som modul. De flesta automatiska ändringar i ärende är enkla att ställa in men ändringar på andra objekt än ärende (t.ex. utrustning och åtgärder) utförs med skript.