Ledningssystem kan ha stor betydelse för verksamheten, nästan oavsett vad man befinner sig i för bransch. Den senaste utvecklingstrenden inom detta område är ledningssystem i form av mjukvara och it-tjänster. Om det är en myndighet som ska genomföra en upphandling ledningssystem måste den vara offentlig och det innebär att man har en hel regler att förhålla sig till. Processen måste skötas öppet och alla inkomna offerter måste beaktas. Ett företag som gör en upphandling behöver inte följa några särskilda regler för hur denna ska gå till men man ska vara medveten om att valet av system kommer att påverka resultatet.

Ett bra ledningssystem kan göra stor skillnad

Syftet med ett ledningssystem är helt enkelt att det ska bli enklare att leda en verksamhet på ett framgångsrikt och systematiskt sätt i enlighet med användarens kvalitetskrav och kundernas behov. Systemet kan sägas vara en uppsättning verktyg och rutiner som gör så att man kan kvalitetssäkra en verksamhet och även utveckla den genom uppföljningar och analytiskt arbete. Ledningssystem minskar risken för strul och leder ofta till stora effektiviseringsvinster eftersom alla arbetsinsatser som krävs i en verksamhet sätts in i ett tydligt sammanhang. Ett bra system presenterar verksamheten på ett lättöverskådligt sätt så att alla medarbetare kan se sin roll och hur deras arbete påverkar andra i företaget. System av denna typ kan i viss mån vara branschspecifika och fungera för många företag men ofta anpassas de sedan efter beställarens önskemål och förutsättningar. Här presenterar vi några av de saker som det är bra att tänka på vid val och upphandling av ledningssystem:

● Välj ett system som gör verksamheten överskådlig

● Ett ledningssystem ska kunna hantera kravställningar från flera intressenter

● Ett ledningssystem ska kunna användas till både målstyrning och processutveckling

● Välj ett ledningssystem som kan anpassas efter din verksamhet

● Systemets pris måste sättas i relation till värdet det skapar

Testa systemet innan ni köper det

Att utveckla ledningssystem handlar ofta om att identifiera delprocesser och se hur de flyter in i varandra. På en byggarbetsplats kan ett ledningssystem innebära att verksamheten aldrig behöver stanna av på grund av brist på personal eller för att ett arbetslag är på plats innan de har möjlighet att genomföra sin uppgift. Effekten är genomgripande och påverkar verksamheten på flera plan. Därför ska man vara noggrann vid upphandling ledningssystem och välja ett beprövat system som man sedan testar innan man köper det. Även om det är ett ledningsverktyg så är det en klar fördel om personal på olika nivåer kan ha nytta av det. Här är några konkreta frågor som bör ställas under upphandlingen:

● Löser systemet kända problem i verksamheten?

● Kan systemet ändras om verksamheten förändras?

● Leder systemet till effektivisering?

Ledningsarbete handlar i regel om att skaffa sig tillgång till information om så många aspekter som möjligt av en verksamhet och om att ta de beslut som får bäst konsekvenser utifrån krav och önskemål från olika grupper av intressenter. Ett ledningssystem hjälper företaget eller organisationens ledning att hålla reda på all information och att relatera den till rätt processer i verksamheten. I ideala fall kan systemen även leda till ökad överskådlighet för alla i ett företag, inte bara ledningen. Att kontrollera att ett system är tillämpbart på den egna verksamheten är en viktig del av upphandlingen av ett ledningssystem och det är viktigt att hitta ett system som man kan växa med.